履歴書の種類

履歴書の種類は、正社員用とアルバイト用の2種類。と思っている人もいるでしょう。実際は、3種類の履歴書が販売されています。 ひとつ目はJIS規格の履歴書で、正社員やアルバイト問わず使用できる、最も無難なフォーマットです。 学歴と職歴の記入欄が多く、経歴をたくさん書く必要がある人もこのタイプを選ぶと良いでしょう。

ふたつ目が転職者用履歴書です。こちらは再就職や転職の際に使用されるフォーマットで、職務経歴書と合体したタイプです。

そのため、転職理由についても記載する欄があり、しっかりとした転職理由を書ける人に向いていると言えます。

みっつ目がいわゆるアルバイト・パート用の履歴書です。前者のふたつが見開きタイプになっているのに対し、アルバイト・パート用はA4サイズ1枚になっているのが特徴です。

自分はどれを選べば良いか分からない時や、職務経歴書をしっかり書きたい場合などは、汎用性の高いJIS規格の履歴書を選ぶと良いでしょう。

次に、履歴書のフォーマットを決めた後に困るのが、履歴書のサイズです。 指定のない場合はA4サイズ版を選ぶと無難です。JIS規格や転職者用の履歴書の場合は、二つ折りにした際にA4サイズとなるタイプです。

パソコンで履歴書を作成する場合も、二つ折りにした際にA4サイズとなるよう、A3サイズで印刷します。

自作する手もありますが、奇をてらい過ぎると印象が悪くなるリスクもあります。 当サイトでもフォーマットを配布しているので、ぜひダウンロードして活用してみてください。

履歴書を手書きで使う際の注意点

近年では、日本でもフォーマットをダウンロードしてパソコンで作成する履歴書が普及してきましたが、まだまだ手書きを推奨する企業もあります。 手書きの履歴書を推奨する理由は単なる形式を重視するだけではなく、文字や書き方から人物像を推測するため、という担当者も少なくありません。 そのため、履歴書は面倒でも丁寧に書くよう意識してください。

手書きする際の注意点は、次の通りです。

• 黒いボールペンで書く
• 修正しない
• 略字を使わない
• 文字の開始位置を揃える
• 余白を揃える
• 記入漏れに注意する
• 古いものを使いまわさない
• 顔写真を忘れずに貼りつける

基本中の基本ですが、必ず黒いボールペンで記入します。油性や水性などインクの種類がありますが、消えないタイプのボールペンであればどれでも構いません。 専用消しゴムでこすると消えるタイプのペンは使わないようにしましょう。 履歴書は修正ができません。誤字脱字などは修正ペンやテープで消したり、二重線を引いたりせず、はじめから書き直しましょう。 先にシャーペンや鉛筆で薄く下書きしてから書くと、失敗のリスクが減ります。ボールペンでの清書後は、きちんと消しゴムで消すことを忘れずに。

書き方の注意点としては、まず見やすさを心がけてください。 元号や企業名、学校名はついつい日常の癖で省略してしまいがちですが、正式名称をきちんと書いてください。 学歴や職歴、資格欄は文字の開始位置を揃えて書きます。一文字の半分くらいのスペースを空けてから書き始めると綺麗に見えます。 全体的にバランス良く、整って見えることを意識して書いてください。

資格などの記入欄に書くことがない時は、「特になし」と書きましょう。何も書かれていないと、記入漏れだと思われてしまうことがあります。 希望欄には、「貴社の規定に従います」と書くのも良いでしょう。

また、もったいないからと以前使用した履歴書を使いまわすのは、印象が悪くなります。 新しいものでも日付が応募時とかけ離れていた場合は使いまわしを疑われるため、書いたらすぐに提出します。

ちなみに、メールなどデータで送る際でも、顔写真が必要となる場合があります。履歴書の顔写真スペースに合わせて写真データを作成し、貼りつけておきましょう。 横354px×縦472pxの画像サイズが、紙で作成した場合の顔写真、横3cm×縦4cmと同じサイズです。

履歴書をメールで送る際の注意点

データで作成した履歴書をメールで送る際は、インターネットを介して個人情報が送られていることを軽視してはなりません。 履歴書や職務経歴書などの添付ファイルには必ずパスワード設定をし、ファイルを添付した応募メールとは別にパスワードのお知らせメールを送ります。 IT分野に強い関わりのある企業や大手企業はとくに注意しなくてはなりません。

一方、中小企業やITとあまり関わりのない企業が相手だった場合、担当者がネット関連に疎い可能性もあります。 事前にパスワードをかけてファイルを送っても良いか確認しておくとトラブルを避けることができます。

いざメールを送る際は、メール本文やタイトルにも注意してください。 タイトルは忙しい担当者が一見しただけで分かるようなものにします。 「履歴書のご送付（A山B太郎）」など、用件と応募者の名前が分かる内容で作成しましょう。

メール本文では、履歴書同様に略字を使わず、送り先が長い部署名でもきちんと書きます。 用件に関しては、事前に履歴書を送る旨を伝えていた場合はそのことを簡潔に書き、後ほど添付ファイルのパスワードを別のメールで送ると伝えましょう。 求人サイトや企業サイトなどから直接応募する際は、求人情報をどこで知ったか、何故応募したかを意欲的に書いてください。

ただし、読むのに時間がかかるような長文はかえってマイナスです。熱意を伝えつつ、簡潔におさめることが大切です。

送信する前は、添付ファイルに問題はないか、本文に誤字脱字や略字はないかを確認。 添付ファイルに不安がある時は、まず自分自身のアドレスに送って、きちんとファイルが開けるか確認してみるのもおすすめです。 相手のメールアドレスは送信する直前に入力欄に入れましょう。最後にアドレスを指定することで、編集途中での誤送信を防げます。