メールを送るときの注意点 | 転職サイト[PROSEEK]

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手紙と違い、画面で読むメール。メール特有の読みやすさのコツがあるんです。あなたのメール、実はこんな所が分かりにくいのかも……。メールは読みやすさがとっても大切。失敗しないように事前にチェックしよう！


連絡先を会社の自分のメールアドレスにすれば、仕事中にメールもチェックできて便利、とお考えのあなた。ちょっと待ってください。会社のアドレスから転職希望先の会社にメールが送られてきたら、相手はあなたの事を「仕事中に転職活動をするような人だ」、と思うでしょう。また、今いる会社の人はどう思うでしょうか。なんらかの拍子で、メールを誰かに見られてしまう可能性もあります。さらに、誰かがメールの内容を監視していないとは言い切れません。転職活動はプライベートなもの。連絡は個人のメールを使うようにしましょう。なお、最近は簡単に取得できるYahoo！やhotmailなどのフリーメールを使用する人も増えています。自分のアドレスがない、という人は、フリーメールアドレスを取得するのも、一つの方法です。


メールには「テキスト形式」と「HTML形式」と形式が２つあります。しかしメールソフトの中には、「HTML形式」に対応していないものがあります。対応していないと、文字化けなどをしてしまい、内容が伝わらないことはもちろん、相手に不快に受け取られてしまいます。メールを作成する前に、自分の設定が「テキスト形式」であるかを確認しましょう。「テキスト形式」のメールであれば、どのメールソフトであっても文字化けすることはありません。


メールで一番大切なのは見やすいことです。とは言え、相手がどんなパソコンを使っていて、どんな設定をしているかは分かりません。あなた自身が見やすいメールでも、相手にとってはおかしな所で改行されてしまったり、ごちゃごちゃしているように見えてしまう可能性もあります。どんな相手でも見やすいメールにするコツは、30∼35文字程度で改行することです。言葉の区切りで何度も改行してしまって構いません。また、文字がつまっていると読みにくいので、３∼４行ごとに１行スペースを空けると、より読みやすくなります。


ビジネスのメールはじっくり読む、というよりは、要件を簡潔に伝えるツールです。パッと見てすぐ理解できるように、ダラダラと書くのは避けましょう。質問事項がいくつかある場合は、箇条書きにします。こうすれば相手も何を答えればよいかが、すぐ分かります。なお、箇条書きにするとき気をつけたいのは、やといった記号。これらは、文字化けをおこす可能性がありますので、使用するのは避けましょう。


メールは差出人のアドレスしか分かりません。もし受け取った担当者が、あなたに直接連絡を取りたいと思っても、連絡先が明記されていないと連絡が取れませんね。メールの最後には、必ず氏名・住所・電話番号などの連絡先を明記しましょう。また、ビジネスメールには「署名」というマナーがあります。これはメールの文末に氏名・連絡先などを記載する機能ですが、個人の情報になりますので、どこまでオープンにするかは判断が必要になります。


メールは一度送信ボタンを押してしまうと、もう取り返しがつきません。必ず確認したいのが、会社名・担当者名。これを間違えてしまうのは、当たり前ですが非常に失礼。内定はあきらめたほうがいいと言っても、過言ではないでしょう。また、面接の連絡などの場合、日時・場所なども必ず確認。これを間違えてしまったら、相手にも大きな迷惑をかけてしまいます。その他、誤字脱字もビジネスパーソンとしての品位が問われますので、何度も読み返してから送信しましょう。


メールは鮮度が大事。返事の期限が設けられていることもありますので、必ず１日１回はチェックする習慣をつけましょう。受信したメールには、なんらかのレスポンス（返事）を、なるべく早く返すのがマナーです。なお返信の際は、そのまま返信ボタンを押して「Re：▲▲」という件名で返信してもかまいません。また、引用もつけて返信したほうが、何に対しての返信か分かりやすいので、よいでしょう。ただ、引用が長すぎる場合、わずらわしく感じることもあるので、適切な所だけ引用することをオススメします。